En la actualidad, los equipos de trabajo buscan optimizar sus recursos, disminuir los tiempos y poder analizar objetivamente tanto las distintas etapas del proceso como sus resultados. Es sabido que, con este fin, existen diversas metodologías ágiles que velan por potenciar el valor de cada producto o servicio.
La comúnmente llamada metodología ágil Kanban es, en realidad, un marco de trabajo o framework con enfoque ágil que se centra en la entrega de valor, la reducción de desperdicios, la adaptación al cambio y la mejora continua.
Su estructura flexible y transparente permite observar el flujo de tareas a fin de incrementar la productividad y la calidad. Pone el foco en reducir el Lead Time (el tiempo que se demora una tarea desde que es asignada hasta que es finalizada) y está basado en el Just In Time o JIT (justo a tiempo), lo que permite disminuir los residuos.
En efecto, esta técnica de gestión busca pulir el proceso para que los recursos que se vean involucrados sean los necesarios, ni más ni menos: Just In Time.
A través de un tablero que muestra las tareas a realizar, los distintos estados que estas tienen que atravesar y los responsables de llevarlas a cabo, Kanban gestiona el proceso de producción velando por impulsar la calidad y disminuir los obstáculos.
Pero, ¿Cómo aplicar Kanban a una empresa? ¿Son Kanban y Scrum compatibles?
Te invitamos a conocerlo con mayor profundidad.
Tablero Kanban
El protagonista a la hora de implementar Kanban es el tablero, que puede utilizarse en formato físico o virtual (actualmente existen softwares que se encargan de brindar tableros Kanban para trabajos remotos). En él se visualizarán de manera clara y transparente las distintas tareas que conforman el proceso total de desarrollo de un entregable.
El tablero se divide en columnas que representan los distintos estados por los que pasan las tareas, por ejemplo: To Do (por hacer), Doing (en proceso), Done (Hecho). A su vez, están los carriles que permiten observar cómo está el proyecto dependiendo qué es lo que se quiera ver (pueden etiquetarse, por ejemplo, por nivel de urgencia o por responsables de tareas).
Por último, están las tarjetas. Estas tendrán plasmada la información de cada una de las acciones a realizar (fecha de inicio, de fin, entrada, deadline, descripción, responsable, etc.), y avanzarán a medida que cambien de estado.
Tanto el tablero como las tarjetas son personalizadas, es decir que se adaptan a las necesidades de cada proyecto. Este formato permitirá identificar con facilidad los colapsos o cuellos de botellas para poder solucionarlos.
Métricas Kanban
Todo proceso productivo se potencia a través de mejoras basadas en los resultados y en el análisis de los datos que se obtienen. Estos parámetros varían dependiendo la metodología o el marco que se utilice.
En Kanban, las métricas que se deben tener en cuenta para evaluar resultados y modificaciones son:
▪ Work in progress (WIP): el WIP consiste en la cantidad de tarjetas en las que el equipo está trabajando. Cada columna o fase tiene establecido un límite de WIP que no es estático, por el contrario, se va ajustando dependiendo el contexto. Los equipos deben tener un flujo continuo, no deben estar ni sobrecargados ni infracargados.
▪ Cycle Time: es el tiempo que transcurre desde que se comienza a trabajar en una tarjeta hasta que se finaliza.
▪ Touch Time: este parámetro mide el tiempo real de trabajo que lleva la entrega de una tarea.
Como mencionamos anteriormente, Kanban se basa en el Just In Time. Es por esto que conocer y analizar estás métricas es imprescindible para eliminar residuos y potenciar la calidad de los productos o servicios.
Ventajas de Kanban...
Dentro del enfoque ágil se pueden implementar diversas metodologías o frameworks, dependiendo del proyecto que se vaya a abordar. Cada cual posee determinadas características positivas que lo vuelven útil. Entonces: ¿cuáles son los beneficios de Kanban?
En primer lugar, resalta la facilidad de implementación que permite conseguir resultados en pocos días.
Además, su formato sumamente visual hace que se vean con claridad los resultados y los cuellos de botella, lo cual vuelve sencillo tanto el accionar como la solución de problemas.
Kanban es flexible y permite focalizar los esfuerzos en las tareas prioritarias.
Asimismo, su propuesta de entregas continuas hace que no se comiencen nuevas tareas hasta que el trabajo en proceso no esté finalizado. Esto último obliga a los equipos a concentrarse en el flujo de trabajo.
Este framework de origen japonés reduce el desperdicio y promueve el trabajo en equipo: tanto el éxito como el error son responsabilidad del grupo.
También es una excelente herramienta que facilita la sinergia en conjunto y la comunicación entre las partes.
Por último, empodera a los integrantes e impulsa sus habilidades.
¿Kanban vs Scrum?
Ambos marcos de trabajo se inscriben dentro de las metodologías ágiles y, si bien no son lo mismo, no es correcto hablar de estos dos frameworks como si uno suplantara al otro. Por el contrario, cuál de los dos vamos a utilizar dependerá del proyecto que se vaya a abordar e incluso, en muchas ocasiones, se pueden utilizar ambos al mismo tiempo.
Scrum busca que se visualice el proyecto y se piense entre todos los involucrados qué se quiere lograr. Partiendo de esa base, en este marco se trabaja entregando por sprint, es decir, por espacios de tiempo fijos. Por su parte, Kanban no pone el foco en planear sino que busca que esté visible la información de lo que se está llevando a cabo para poder realizar las intervenciones necesarias a fin de incrementar la fluidez.
En Scrum trabajan equipos multifuncionales que tienen la cualidad de resolver sin depender necesariamente de otras áreas. Además, este framework posee roles pre establecidos: Product Owner, Scrum Master y el equipo. Por el contrario en Kanban no es imprescindible trabajar por equipos y no hay roles tan definidos; este framework se concentra en las tareas pendientes que obstruyen la fluidez y se adapta a los cambios de acuerdo a la priorización.
Es conveniente utilizar Scrum cuando se cuenta con un proyecto que se puede visualizar y, gracias a esto, es posible programar entregas parciales. Es un marco con más reglas, menor resistencia al cambio y mayor descripción. En cambio, es preferible utilizar Kanban cuando no se cuenta con un planeamiento previo pero sí con la necesidad de disminuir el tiempo de entrega a nuestros clientes o usuarios. Esto último se debe a que busca reducir, haciendo que las tareas se desarrollen con fluidez y velocidad.
En conclusión, cada marco posee su foco y son diferentes los resultados que se pueden llegar a obtener.
En ese sentido, es importante tener en cuenta dos cosas: por un lado, aplicar Kanban no es únicamente plasmar las tareas a resolver en una pizarra. Por el contrario, para trabajar en él es necesario conocer en profundidad su formato, sus métricas y sus funciones, de este modo, se alcanzarán resultados eficientes y vinculados con la filosofía que se propone. Además, es fundamental saber que las metodologías ágiles y los frameworks que en ellas se incluyen no son mágicos: aplicarlos requiere tiempo, adaptación y criterio.