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Agile Inception: Alinear visión y metas de forma rápida en los equipos

Actualizado: jul 15



Agile inception (También conocida como Inception Deck o simplemente Inception) consiste en una seria de 11 ejercicios, los cuales ayudan a los equipos a llegar rápidamente a un acuerdo en común. Para que una sesión de Inception sea exitosa, es muy importante que haya un facilitador neutral presente, que haga el papel de moderador para la conversación, sin tratar de influenciar las decisiones que el equipo haga.

¿Cuál es el propósito de Inception?

Cuando un nuevo producto o feature (característica) aparece o es introducida, puede ser desafiante que todo el equipo y los stakeholders (interesados) tengan el mismo entendimiento o idea clara de qué se debe hacer o construir.

Como Jonathan Rasmusson dice en su libro “The Agile Samurai: How agile masters delivers great software”:

“Assumption of consensus where non exists is what kills projects”

“Suponer que hay consenso donde no existe, es lo que mata a los proyectos”

Lo que dice, además, es que dos de las peores cosas pueden suceder (y créanme, casi siempre pasan) cuando dos equipos empiezan a hacer algo son:

· Fallar en hacer las preguntas adecuadas

· Las personas carecen del coraje para efectuar las preguntas difíciles

¿Cómo inception es distinto del Chartering?

Para cualquiera que hace facilitado una Chartering session (Chartering Projects o Team Chartering), saben que éstas pueden ser bastante prometedoras y duran desde varias horas hasta un día entero.

En las manos de un facilitador experimentado, estas reuniones son una gran herramienta para tener en cuenta, ya que pueden dar un gran valor de manera temprana en ayudar a los stakeholders y a los equipos a entenderse y poder alinearse en lo que se quiere lograr.

La diferencia significativa entre una sesión de Chartering e Inception, es la duración de esta. Se puede completar una sesión de Inception en menos de una hora. ¿Cómo puede ser posible? Se estarán preguntando, y eso es debido a que se hace al equipo realizar una serie de ejercicios de Inception que luego voy a detallar.

Resultado esperado

El resultado primordial esperado de una sesión de Inception es:

· Alinear objetivos, visión y contexto para un proyecto/producto/conjunto de características, así el equipo puede tomar una decisión inteligente mientras ejecuta.

Esto quiere decir que, al estar todos conscientes de la visión y objetivo global, el equipo, al estar ejecutando una tarea, puede tomar una decisión inteligente y acertada acerca del producto, sin necesidad de estar consultando con el Product Owner, cosas (como ser dudas) simples, que lo que hacen realmente es perder el foco y/o trabarse en la ejecución de éstas.

Si los stakeholders están también presentes en esta conversación, entonces, un resultado adicional esperado es:

· Dar a los stakeholders la información que necesita, así ellos pueden informar a los participantes como el equipo construye iterativamente el producto o conjunto de características.

¿Quiénes deben asistir?

Las personas que deben estar presentes siempre dependerán del contexto del negocio. Como mínimo:

· El/Los equipo/s que harán el trabajo.

· El Porject Manager/Product Owner

· Un facilitador neutral (típicamente un Coach Ágil o un Scrum Master)

Nota: Dependiendo del contexto, es recomendable (y yo diría sabio) asegurarse que los clientes y/o los stakeholders estén también presentes.

Ejercicios de Inception

Inception consiste en ciertos ejercicios “time-boxed” (delimitados por tiempo).

Estos ejercicios son:

· ¿Por qué estamos acá? También se puede preguntar ¿Cuál es la razón más importante por la cual debemos trabajar en esto ahora? Para esta última quizás es muy temprano para el quipo o para alguien poder contestarla. Por lo que se recomienda antes de la reunión, tener un primer encuentro con la persona o personas que uno cree que pueden contestar esto, pare verificar si realmente pueden hacerlo. Esta pregunta es la que pone un norte en entender el por qué de la tarea o proyecto/producto para que todos lo entiendan.

· NOT List o Lista de los NOs – Los equipos pierden a menudo en preguntas acerca el scope (alcance). Una manera de hacer la conversación sobre el alcance más corta es tratar de acordar qué NO entra en el alcance. De más está decir que esta forma de preguntar puede ser (en el mayor caso lo es) muy reveladora, ya que es muy común que el equipo y el Product Owner entren a la sesión de inception con ideas bastante distintas de lo que debe ser y cuál es el alcance.

· Soluciones técnicas. Dependiendo de cuán bien el equipo entiende qué es lo que se pretende de ellos en esta primera etapa, es siempre bueno tener una conversación de cuál sería el mejor enfoque para cumplir con las necesidades del negocio. Mientras el equipo cada vez va comprendiendo más con el tiempo, es posible que el enfoque técnico original cambie, lo cual no está mal, ya que quizás el nuevo enfoque no sea tan distinto del original.

· ¿Qué cosas no nos dejan dormir o nos inquietan? El aspecto esencial de esta conversación es tratar de sacar a la superficie cosas que constituyen dependencias y riesgos, como así capturar ideas iniciales sobre los pasos que se deberían o podrían tomar para minimizar el impacto de esas dependencias o riesgos.

· The Elevator Pitch. El enfoque básico acá es generar una breve descripción y usarla para explicar el Qué, Por qué y Cómo a alguien que no sepa nada sobre el tema. Esta explicación debe durar 60 segundos como máximo. Este es un buen ejercicio para que los técnicos desarrollen y así poder explicar a las personas no técnicas la dificultad en solucionar algo o un problema complejo, que no parece complejo desde la visión de, por ejemplo, un Product Owner o un stakeholder.

· Product Box. Esto es ve en entrenamientos como ser CSPO (Certified Scrum Product Owner). La idea es crear contenido como imágenes y texto que se pondrán dentro de una caja, que contiene, lo que será el producto en sí con todas sus funcionalidades y virtudes. La idea de esto es que el equipo pueda describir el producto de un modo simple y que tenga más sentido para el punto de vista de los clientes o usuarios.

· ¿Qué tan grande es esto? Esto se usa para tener una conversación preliminar y entender cuán grande es la tarea o el producto/proyecto y poder calcular el esfuerzo en base a la experiencia previa en tareas o proyectos de este tipo.

· Trade-off sliders. Es una herramienta visual, como ser un tablero, en la cuales se describen características del proyecto/producto que son más o menos importantes o, si se quiere, más o menos negociables. En base a eso se puede tener una base más robusta a la hora de decidir sobre implementar o no un requerimiento o un cambio.

Dejo a continuación un ejemplo visual de un trade-off slider.





· Conocer el equipo. Esto se refiere a una conversación inicial en la cual se presente a todo el equipo para que la gente pueda conocerse. Si alguien no se encuentra en esta reunión se puede hablar acerca de el o ella, su rol y tareas, etc. Pero lo recomendable es que todo el equipo esté ahí, incluso los stakeholders y clientes en lo posible (En lo personal, es realmente importante que estén). Esto genera una relación más intima que quizás interactuar mediante una herramienta de chat interno o emails sin tener un rostro que lo personifique.

· La primer reléase (entrega) del producto. Es muy útil también tener una primera charla la cual se hable sobre cuales de las características del producto se prefiere tener antes que otras. Este ejercicio ayuda a establecer una idea bastante real de la expectativa inicial y lo que se pretende ver en una primera entrega.


Conclusión

Inception nos da, como pudieron ver, varias herramientas o ejercicios, para poder orientar un proyecto o producto, poniendo en sintonía a todo el equipo para lograr el éxito de la mejor manera. Los obstáculos son inevitables, jamás habrá un proyecto el cual no presente algunos. Pero trabajando en equipo, alineados y con los objetivos claros, esos obstáculos fácilmente son superados minimizando el impacto.

No todas estas herramientas sirven para cualquier caso o contexto, y tengan en cuenta que es poco probable que usen todas al mismo tiempo o en el mismo proyecto. Sólo hay que tenerlas a mano y ver la forma y el momento de aplicarlas.

Si te interesó o querés que hablemos de algo más o ahondemos en algún tema, deja tu comentario.

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